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智能交换系统

随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用,很多信息可通过电子信息方式进行传递,但对于大量存在的机要文件和物件,由于其机要保密和凭证特性等要求,有很多无法通过网络直接传输,而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。传统的手工管理方式存在着效率低、容易出错、责任不清、容易泄密、难以统计、不便查询、信息资源难以共享等缺陷;另一方面,在传统的办公自动化系统中,需要分发交换的文件和文件的电子信息是脱节的,使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。因此, 实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件流转作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。


系统描述公文智能交换系统由公文智能交换箱组和配套的系统管理软件组成。该系统将条码自动识别技术引入到公文交换过程中,将公文、信件的基本信息生成条码,通过带有条码识读装置的专用设备“公文智能交换箱”来记录文件的全部交换信息,从而实现了传统办公自动化系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。并且利用条码自动识别技术,系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系,解决了信息流与物流的信息连接,从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。


智能交换箱产品系列: